СЭД – это система электронного документооборота, которая помогает эффективно функционировать различным частным и государственным предприятиям. Как правило, СЭД является частью комплексной системы автоматизации, куда также входят такие аспекты деятельности организации как контроль выполнения рабочих задач отделов, бухгалтерия, база данных и многое другое.
От объектов бизнеса государственные учреждения отличаются значительно более сложной структурой и большим объемом документооборота. Поэтому сегодня мы до сих пор можем наблюдать недостатки деятельности таких организаций, где отсутствует СЭД. Ведь фактически каждый шаг, связанный с деловой активностью или планированием таких учреждений, нуждается в оформлении соответствующих документов и подтверждений. При использовании исключительно бумажной документации, велик риск утраты некоторых бумаг, их безвозвратной порчи и сложностей, связанных с этими обстоятельствами, чрезвычайно высок.
Но комплексно применяя СЭД, можно эффективно вести регистрацию и обмен данными, включая обращения граждан, запись на прием к должностным лицам, заполнение стандартных форм документов, хранение и резервное копирование различных баз данных.
Также специфика работы госучреждений предусматривает большие траты на закупку расходных канцелярских материалов (чернил, бумаги, скрепок, клея и так далее), которые значительно сокращаются с применением СЭД. Поскольку редактировать и хранить документы можно в электронном виде, не перенося их на бумагу.
Немаловажна возможность интеграции локальной СЭД в межведомственный документооборот, что обеспечит мгновенный обмен документами, в том числе конфиденциальными, и позволит значительно повысить эффективность работы всего предприятия за счет облегчения обязанностей персонала.
Однако особое внимание стоит обратить на выбор наиболее подходящего пакета программного обеспечения, согласно специфике работы организации. Современный рынок СЭД изобилует чрезвычайно сложными системами, которые нелегки в освоении. Это может негативно сказаться на восприятии новшества коллективом. Потому выбирать СЭД следует с учетом рекомендаций ведущих специалистов области.
Напоследок, можно сказать, что сама специфика деятельности государственных ведомств и учреждений, обязывает постоянно искать пути наибольшей эффективности работы. На сегодняшний день лучшим предложением является внедрение систем электронного документооборота для повышения продуктивности и упорядочивания ведения дел.
(No Ratings Yet)
Загрузка...
